Quais são os cuidados pós-evento?

Confira 5 passos para organizar seu pós-evento!

Verdade seja dita, o evento só acaba quando o espaço está limpo e com tudo organizado e guardado. Muita gente comete o erro de pensar nos preparativos do evento e na dinâmica durante, mas esquece dos cuidados pós-evento. Afinal, quando o público vai todo embora e os profissionais estão cansados, começa uma nova leva de trabalho. Limpar, arrumar, organizar e preparar para entregar o espaço, tendo que desmontar tudo, ou para deixar pronto para um novo evento no dia seguinte. Além disso, também é o momento de avaliar o sucesso do evento e aprender com os erros, evitando que se repitam. Seja qual for o seu caso, continue lendo e descubra quais cuidados pós-evento precisa ter.

5 cuidados pós-evento

Arrumação

Primeiro, é importante cuidar da arrumação. Prever como será feito, por quem e em qual ordem é primordial. Afinal, precisa ser rápida, organizada e eficaz. A Baby Heróis, por exemplo, cuida da dinâmica durante o evento e do desmonte dos brinquedos infláveis. Assim, o organizador do evento não precisa se preocupar com isso. Quando buscar por fornecedores, avalie se contam com uma equipe para os cuidados pós-evento. Caso não, ainda na preparação do evento, defina como será feito, garantindo agilidade.

Feedback

Não espere muito tempo para entrar em contato com os participantes e coletar feedbacks. A experiência precisa estar fresca na memória. Para saber se o evento foi um sucesso, ainda na etapa de organização, escolha uma ferramenta para coletar esses dados. Ter tudo preparado vai ajudar a não perder o timeing, mas também vai facilitar sua vida, que estará cansado após trabalhar tanto para fazer tudo funcionar.

Você pode perguntar o que achou, pedir para avaliar em alguma plataforma como o Google Perfil da Empresa ou pedir um depoimento para colocar no site e no material de divulgação do próximo. Além dos participantes, você também pode pedir feedback para patrocinadores e fornecedores. Entender o que cada um achou vai ajudar a melhorar os próximos eventos.

Anote tudo e identifique pontos de melhoria. Ouvir o público ajuda a melhorar a satisfação e a entregar o que o público realmente deseja e precisa. Esse documento deve ser utilizado na organização do próximo evento! Podemos dizer que esse é um dos mais importantes cuidados pós-evento.

Métricas

Um evento não terminou se você ainda não avaliou as métricas dele. Somente com essa análise você saberá o retorno sobre o investimento e poderá começar a pensar na próxima edição. A seguir explicamos algumas métricas importantes. Garanta que esta atividade está na sua lista de cuidados pós-evento!

ROI: o Retorno Sobre o Investimento deve ser avaliado caso seu evento seja do tipo que gera lucro. Já a revisão dos gastos e do orçamento previsto desse ser feita independente do tipo de evento. É importante entender onde houve falha na previsão, assim como entender os gastos imprevisíveis. Essa análise ajudará a prever uma folga no orçamento do próximo evento.

Engajamento: verifique os comentários na internet, veja o que as pessoas acharam e o que estão falando. Isso dará uma ideia de como foi para quem não participou, deixando com vontade de ir no próximo. Avalie também, quais atividades do evento teve preferência dos participantes e quais ficaram vazias. Assim você vai investir nos próximos eventos naqueles que o público de fato gostou.

Conversão: veja onde teve mais venda e entenda o que aconteceu para os demais pontos não terem tanto sucesso. Isso vai ajudar a definir os pontos de venda e de divulgação dos próximos eventos.

Relacionamento

Se seu evento é recorrente, avalie usar e-mail marketing e/ou redes sociais para manter o relacionamento com o público. Trazer lembranças do evento que passou e dar spoilers do próximo ajuda a manter o vínculo e o sentimento de pertencimento no público. Lembre-se que o tempo investido em criar uma relação com o público não deve ser apenas no pré-evento, esse deve ser um dos cuidados pós-evento também. Outra dica é oferecer cupons de desconto ou ofertas especiais apenas para quem já foi no passado. O evento precisa permanecer ativo nos meios digitais!

Fornecedores

Os fornecedores podem ser responsáveis pelo sucesso ou pela ruína de um evento. Por isso, fazer uma análise do escopo esperado de cada um e do que foi entregue ajudará a definir quem continua e quem precisa ser substituído. Claro, dependendo do que aconteceu, tenha uma conversão com o fornecedor antes de procurar outro. Outra situação que pode acontecer é o fornecedor entregar exatamente o proposto, mas, através dos feedbacks, você perceber que o impacto no evento foi irrelevante.

Dica extra

Cuidado com as chamadas métricas de vaidade, que não mostram se seu evento teve sucesso ou não. Alguns exemplos são seguidores, curtidas e cliques nas redes sociais.

Conte com um fornecedor que cuida da arrumação antes e depois do evento!

Com a Baby Heróis você tem menos uma preocupação. Nossa equipe é experiente em eventos de todos os tamanhos. Chega antes, arruma os brinquedos infláveis alugados, tem monitores para acompanhar o uso, garantindo a segurança de todos, e também realiza a desmontagem dos brinquedos. Assim, você ganha tempo para dar atenção para outras questões do evento. A diversão com os brinquedos fica por nossa conta!

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